有些管理數百人的主管或是手上有數十項計畫的專案經理，他們對處理事情有著一套簡單(foolproof)的原則。
如果你有意願加入Pinterest公司工作，該公司的工程部門主管李芳(Li Fan)只有在每周五才可能安排新人面試。
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| 筆者我常常透過電腦的行事曆來安排紀錄， 也推薦這一款叫做(Desktop Calendar)的軟體，簡單好用， 不過若是追求乾淨桌面的人就可以直接忽略啦！ |
李芳將自己的一星期分門別類排開，周一為大型小組會議，週二則為一對一的單獨面談，週三週四則為臨時性(ad hoc)的請求或各種每月會報。
原因為何呢？因為它像要節省調整工作方式的時間，因為不同種類的會議或面談需要不一樣的遣詞用字以及相異地方式。
這樣的時間安排方式對李芳來說很重要，因為在一個有數百萬張圖片並且有截止時間壓力的公司下，李芳努力的與所有Pinterest在舊金山總部的450名軟體工程師保持聯絡。在同時進行數十項計畫下，李芳每天有好幾個時段是留給自己思考的，但是在每月也會安排一段時間與公司員工交流。「我不想要讓別人覺得我在產出作品，工作，或是專業研究時顯得非常忙碌」，李芳說道。
李芳處理每天例行事務的方式並非唯一，世界上有許多忙碌的人們，以簡單卻有效的方式來增加工作效率。雖然有些人可能有助理或是管家幫忙處理事務，或是有彈性可以自己安排時間，但是參考他們複雜的計畫系統可以幫助我們在處理自己的工作時，有借鑑的依據。
在沒有計畫中建立計畫(Build a schedule by un-scheduling)
Squarespace的執行長安東尼卡薩里拿，盡量將日程表上一天一半以上的時間做為沒有計畫的小區塊(un-scheduling
blocks)。
這些沒有安排特別事情的小區塊可以用來彌補開會的幾分鐘逾時，或是處理非預期性的工作。為了亂中有序(To stay organized)，他會以彩色的Google日曆安排一天的日程，這樣他可以知道什麼時候他可以利用或安排這些區塊時間。他也會使用電子郵件寄給自己做提醒，將這些事件皆加入日程表中。
不論在工作上或是工作外，卡薩里拿認為他工作外的生活也是如此，包括打掃洗衣服或做其他家事等等。在工作時，他至少會將一小時以後的時間安排妥適。
遠離互動
對有些人來說，最重要的事情就是「阻止瑣事們的進攻(onslaught)」，不論是人與人之間的對話或是電子郵件皆同。這些東西會給我們一個錯覺，認為他們很重要，並佔用了大多數的時間。
卡薩里拿實行零收件夾計畫，在每天下班前，他一定將信箱中的收件夾清空，這也意味著他不會被尚未閱讀之信件所困住。這樣的措施幫助他在安排日程表上有更多的主導權，以下是簡單的外觀(semblance)架構。
為了達成零收件夾的目標，他在會議之間或工作與工作之間撰寫信件，而非讓信件堆堆積於收件夾中，每數小時他都會檢視，刪除，回復各種信件，並透過電子郵件App作業。
在一天結束的時候，他一定確保沒有新的信件在未讀信件箱中。但是另外而言，他也給自己訂立了「專注時間」，這段時間是遠離手機與電子信件的，並說到：我也不是神經質(neurotically)的一直看我的收件夾。
增加用餐以及通勤時間
對有三個七歲以下小孩要照顧的艾曼紐爾阿諾德(Emmanuel Arnaud)來說，在辦公室工作到晚上並非是一項好的選擇，目前他身為GuestToGuest以及HomeExchange的執行長。
他在他巴黎的辦公室指揮並管理美國加州以及克羅埃西亞的辦公室，這樣的地理位置意味著對於時區上的控制及連絡要求更高。為了利用所有離開家裡的時間，阿諾德使用腳踏車前往辦公室而非搭乘大眾運輸工具。他認為騎腳踏車的時間可以幫助他與他的同事溝通，並認為在身體移動時更適合與他人對話。
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| 這是筆者自己在頂樓運動的情況， 即使自己一個人也要運動， 但是運動的時候保持專注與放鬆是我認為需要的。 |
阿諾德常以午餐或早餐時間主持會議，他認為在休息時間相對於在辦公室中，人與人之間的對話或是電話連絡更能激發創意展現。
為了在工作上活力十足，阿諾德在家的時間步調就放慢下來，並且不接任何電話以及回復任何信件，僅僅在他將要完成的計劃中他才會破例在家工作，例如向董事會回報計畫成果等等，因為這些東西是值得不被打擾並專注地完成的。
打帶跑策略
eHarmony公司的主要業務是約會網站，他的執行長格蘭特蘭史東認為他處理事情的方式為，在工作與工作間有著獨自思考的時間，這樣可以讓他整天更加專注，身為一個內向的人，他要領導加州的約會公司，他認為一個接著一個(back to back)的會議令人心力交瘁。
為了不要在會議上失去專注或感到壓力，他每天早上都會安排一段獨處的時間，整天下來這樣在會議間的時間一定有兩次以上，他稱此為：打帶跑(hit and run)策略。
在獨處的時間，蘭史東專注於工作上，但並不與人交談，「我必須確認在這20分鐘內回神過來，我要做的就是保持安靜並且閱讀」蘭史東說道，這樣的策略從他擔任執行長就開始執行。我在這段時間做的就是拿一枝筆以及一個寫字板，思考工作上的事情，我這樣做不是在消耗能量，相對地，而是蓄積工作的動力。
上述的分享對一般公司員工，應該有些無法達成，因為身為員工，時間上的安排必須遵守公司規定或主管的差遣，但是我想，在小地方應該還是有自己可以運動的時間。目前我的工作內容主要是單純的文書作業，以及負責行政機關報到的事務，在當事人比較少的時候，可以利用的時間稍嫌瑣碎，但我想到一句老掉牙的話，積少成多聚沙成塔，所以在零碎的時間我也做一些利用，學習語言等等，可以透過這些時間完成。但是我認為，上面所列的許多方法並不依定適合所有人，每個人應該要找到適合自己的方式，而非一味模仿，例如我就認為我並不適合邊運動邊進行工作，對我來說運動是一個放鬆並專注完成另一件事情的活動。希望各位在工作上也能找到自己的一套方式。
本文翻譯自BBC CAPITAL
http://www.bbc.com/capital/story/20170823-how-the-busiest-people-plan-their-days
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